Job Description
Intitulé du poste: Responsable Finance
Superviseur Hierarchique : Chef des Services Supports
Superviseur Technique: Responsable Finance Régional
Lieu d'affectation: Bangui, République Centrafricaine
Désignation du lieu d'affectation: Position non accompagnée
Zone d'intervention opérationnelle : République Centrafricaine
Durée du contrat: 12 mois
Période de prise de poste souhaitée: Janvier 2025
Type de contrat:National ou Expatrié
Condidtions salariales: Management F- Niveau 1
Introduction
Le Conseil Danois pour les Réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.
Le Conseil Danois pour les Réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.
Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.
1. Contexte
Présent depuis 2006, DRC est l'une des plus grandes ONG internationale en République Centrafricaine, travaillant dans deux régions (Ouham, Ouham-Pendé) avec 3 bases (Paoua, Batangafo, Bocaranga) en plus d'un bureau en capitale (Bangui) avec un portefeuille de projets portant sur différents secteurs. La stratégie programmatique pour l’année 2024-2025 est axée autour des trois secteurs suivants : protection, relance économique et moyens d'existence, et réponse d'urgence aux besoins immédiats liés aux déplacements de populations.
2. Objet
Le/La Responsable Finance dont le rôle est centré sur le pays fera partie de l’équipe support de DRC en République Centrafricaine. Il/Elle travaillera sous la direction et supervision du Chef des Services Support ainsi que sous la supervision technique la Cheffe des Services Support Régional.
Il/Elle sera responsable des missions suivantes :
- Assurer la direction du département finance dans le pays et l'existence d’un service Finance efficace et efficient ;
- Assurer l’implémentation de toutes les opérations financières dans DRC Dynamics selon les règles et procédures
- Mettre en œuvre et améliorer les systèmes, processus et politiques opérationnels conformément aux normes et procédures opérationnelles de DRC ;
- Assurer le respect des procédures et des directives de DRC dans le pays en termes financier ;
- Contribuer à l'élaboration de stratégies, qui se traduisent par des plans d'action et des tâches quotidiennes ;
- Fournir un appui et/ou des conseils techniques aux opérations dans les bases.
3. Responsabilités
Les attentes principales pour ce poste sont les suivantes :
Atteindre les buts et objectifs stratégiques de DRC dans le domaine de responsabilité
En concertation avec le Directeur des Services Support, il conviendra de participer :
- Aux décisions importantes visant la bonne marche du département : sa raison d'être, ses fonctions et son rôle ;
- à la prise d’engagements et de décisions qui exigent la dépense de ressources importantes de l'unité ;
- la prise de décisions judicieuses fondées sur les politiques, les normes et les conseils des experts techniques de DRC.
Manager et accompagner l’ensemble des employés placés sous sa supervision généralement au moins trois employés. Cela comprend ainsi :
- la gestion de la relation professionnelle en passant par le recrutement, la probation jusqu’à la rupture du contrat le cas échéant ;
- la définition d'objectifs ;
- l'évaluation de la performance ;
- le renforcement des capacités du personnel ;
- la gestion quotidienne de la performance avec mesures d’accompagnement si besoin, etc…
Les responsabilités non exhaustives pour ce poste sont les suivantes :
a. Finance et Administration
- S'assurer que les règlements financiers, les procédures et les exigences en matière de documentation sont respectés dans les opérations et implantées dans DRC Dynamics en RCA ;
- Fournir une planification financière globale et un support aux autres gestionnaires, donner des conseils sur les stratégies de dépenses et de dépenses financières et fournir régulièrement des perspectives financières exactes aux programmes ;
- Contribuer à l'élaboration du budget et donner des orientations sur l'appui global à la gestion financière aux détenteurs du budget ;
- Examiner l’exactitude des rapports financiers et administratifs et en temps opportun à l'intention des parties externes et de l'administration centrale ;
- S’assurer de la mise en conformité des procédures de la mission avec les politiques DRC et les contrats bailleurs concernant les aspects finance. Ceci inclus les rapports financiers pour DRC et de ses partenaires, les rapports financiers aux bailleurs, la gestion de la trésorerie et des caisses, les rapprochements de bilans et le suivi des rapports financiers aux autorités centrafricaines ;
- S’assurer que les titulaires de budget soient soutenus dans la préparation de budgets précis, complets et en temps voulu, et coordonne avec HQ pour leur validation et finalisation ;
- Soutenir les équipes opérationnelles en leur fournissant des suivis budgétaires et en contrôlant les suivis budgétaires pour le budget support de la mission ;
- Préparer et contrôler régulièrement le budget consolidé de la mission et partage des analyses de la situation financière avec les autres managers de la coordination ;
- Superviser les audits internes et externes et controler l’implémentation des mesures correctives liés aux standards DRC pour les services supports.
- Assurer une interaction transparente et efficace avec les banques et autres institutions financière ;,
- Assurer le respect des accords favorables à DRC ainsi qu’à ses bénéficiaires (Accord- Cadre, etc) ;
- Surveiller et réglementer les mouvements d'espèces, de liquidités, d'opérations et de virements bancaires, et du personnel concerné ;
- S'assurer que tous les accords, permis et licences nécessaires aux opérations de DRC (y compris l'exemption de TVA) sont en place et mis à jour conformément aux règles et réglementations locales ;
- Assurer la prestation honnête, opportune et de qualité des opérations et des services administratifs et financiers à tous les niveaux de la hiérarchie de l'organisation, grâce à des contrôles internes et des rapports solides, à une solide coordination entre les projets et le personnel et à des vérifications internes ;
- Avec le concours du Directeur des Services Support, élaborer et évaluer les budgets et les stratégies de réduction des coûts en collaboration avec le personnel des finances et l'équipe de Direction ;
- Assurer le bon archivage numérique et « en dur » des documents comptables.
b. Management des équipes/Représentation
- En lien avec le département RH, réaliser le recrutement des staffs placés directement sous sa responsabilité ou sous sa supervision technique, et rédiger les fiches de postes ;
- Assurer leur intégration, les suivre au quotidien, assurer leur renforcement de capacités/ formation, la gestion disciplinaire ainsi que l’évaluation régulière de leur performance ;
- Former et perfectionner le personnel financier pour renforcer les capacités des bases du pays ;
- Organiser le travail de l’équipe Finance placée sous sa responsabilité de manière efficiente ;
- Garantir que tout le personnel du département connaisse et respecte toutes les politiques et procédures de DRC ainsi que les règles de sécurité ;
- S'assurer que le travail au sein de l’équipe Finance soit planifié et organisé de manière à répondre aux besoins de DRC de la manière la plus efficace possible.
c. Planification et Reporting
- Assurer des rencontres périodiques de planification et de revue des activités de son département ;
- Elaborer un planning hebdomadaire d’activités pour son département et l’adapter en fonction de l’évolution des priorités en lien avec le Directeur des Services support;
- Rédiger tous les rapports hebdomadaires et/ou mensuels demandés par le Directeur des Services Support ;
- Enumérer les difficultés rencontrées sur le terrain et proposer des solutions pour leur résolution ;
- Être en relation avec les autres départements techniques des bases dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles.
d. DRC Dynamics Système ERP
- S'assurer que DRC Dynamics est utilisé à sa pleine capacité ;
- Assurer la bonne application des processus financiers de l'ERP dans le pays ;
- Appliquer les rapports et les analyses de données du système ERP pour améliorer la performance dans le pays ;
- S'assurer que le support de l'ERP pays est en place (c'est-à-dire les super-utilisateurs).
e. Coordination et Représentation
- Travailler en réseau avec d'autres ONGI sur des sujets liés aux finances et à l'administration et assurer une communication proactive avec toutes les parties prenantes concernées ;
- Assurer la liaison avec les donateurs et les responsables gouvernementaux, en particulier en ce qui concerne les questions de conformité, d'enregistrement et d'audit ;
- Assurer une communication opportune avec la Direction, le Bureau Régional et le Siège, les gestionnaires de projets et les chefs de secteur concernant toutes les questions liées aux finances ;
- Partager et coordonner en lien avec les directives données par le Directeur des Services support l'information relative à l'administration et aux finances avec les gestionnaires et les autres employés concernés, et assister à toute réunion de coordination interne.
- Représenter l’organisation auprès des instances internes, sur demande et/ou sur délégation.
f. Ethique et conformité
- Gérer les ressources (matérielles et financières) mises à sa disposition pour les activités du département et en fournir les pièces justificatives à temps ;
- Vérifier en permanence l'intégrité et la robustesse des procédures financières, la mauvaise gestion éventuelle et proposer des actions correctives pour minimiser les pertes ;
- Se conformer et respecter toutes les procédures (administratives, RH, finances et logistiques) en vigueur et les conditions actuelles telles que stipulées dans le Code de conduite de DRC et le règlement intérieur régissant le personnel de DRC ;
- Respecter et faire respecter les procédures en vigueur à DRC ainsi que les prescriptions des bailleurs ;
- Effectuer des visites régulières sur le terrain afin d'évaluer les systèmes et contrôles en place et d’identifier les améliorations nécessaires.
4. Qualifications requises
- Niveau académique équivalent à un Master universitaire en Finance, Administration des entreprises, ou tout autre discipline similaire dans un domaine petrtinent en relation avec les secteurs concernés;
- Minimum cinq (5) ans d'expérience dans un domaine pertinent de la gestion financière et opérationnelle, y compris une capacité démontrée à mettre en place des systèmes de gestion opérationnelle dans un grand programme en ONG/ONGI;
- Minimum trois (3) ans d’expérience en gestion d’équipe
- Excellente connaissance de la préparation des rapports des principaux donateurs internationaux et des règles applicables aux principaux bailleurs ;
- Formation en gestion d’équipe est un bonus
- Compétences avérées et significatives en gestion des personnes dans un contexte difficile et à distance ;
- Solides compétences en comptabilité et en analyse ;
- Expérience avérée de travail avec un système informatique financier et excellente connaissance de l’application Excel;
- Niveau excellent en français (lu, parlé, écrit) ;
- Très bonne maîtrise de l’anglais professionnel.
5. Compétences et qualités exigées
- À ce poste, vous devez démontrer les cinq qualités essentielles du DRC, à savoir :
- Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts ;
- Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires ;
- Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes ;
- Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue ;
- Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite ;
- Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative ;
- D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires ;
- De bonnes capacités organisationnelles sont requises ;
- Sens de l’éthique exemplaire ;
- Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour.
6. Réglements généraux et éthique :
- L’Employé doit se conformer aux prescriptions de DRC en matière de sûreté, confidentialité et d’éthique, incluant le respect du Code de Conduite et du Cadre de Redevabilité Humanitaire ;
- L’Employé ne doit pas être engagé dans un autre emploi durant son contrat de travail avec DRC sans demande d’autorisation préalable à son manager ;
- L’Employé ne doit s’engager dans aucune activité qui ne porte préjudice à DRC ou à l’implémentation de ses projets durant son contrat de travail avec DRC ;
- L’Employé ne doit pas donner d’interviews au media ou partager des contenus liés aux projets sans autorisation préalable ;
- L’Employé doit retourner à DRC tout équipement ou propriété de DRC à la fin de son contrat.
